| POLÍTICA INTERNA – SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE | |||||
| DEPARTAMENTO
RECURSOS HUMANOS |
CONTROLE
RH-02 |
ELABORAÇÃO
01/10/2014 |
REVISÃO
01 |
PÁGINA
1 |
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| PROCESSO | GERENCIAMENTO DA FROTA E TERCEIRIZADOS | ||||
| POLÍTICA INTERNA | UTILIZAÇÃO DE VEÍCULOS DA FROTA E ALUGADOS | ||||
1.0 OBJETIVO
Descrever a sistemática e disciplinar a forma de utilização, os cuidados a serem observados, as responsabilidades a forma de reembolso de despesas, controle de quilometragem e periodicidade de manutenção e de troca dos veículos da empresa utilizados pelos colaboradores.
2.0 ÁREAS DE APLICAÇÃO
Todos os colaboradores autorizados a utilizarem os veículos da empresa, Diretoria, Recursos Humanos, Financeiro e Logística
3.0 RESPONSABILIDADES
Primária: Todos os colaboradores autorizados a utilizarem os veículos da empresa
Secundária: N.A
4.0 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
N.A
5.0 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
| Frequência | Horário/período | Tempo estimado para execução | Prioridade |
| N.A | N.A | N.A | Alta |
6.0 SIGLAS
C.C: Centro de Custo
C.O: Conta Orçamentária
N.A: Não se aplica
7.0 DEFINIÇÕES
É a cessão de veículos feita aos colaboradores, durante o contrato de trabalho ou a critério da Empresa, para o desenvolvimento exclusivo das funções inerentes ao seu cargo. Em nenhuma hipótese se constituirá em vantagem econômica, sendo que no término da cessão, independentemente do motivo, o veículo deverá ser devolvido à Empresa em perfeitas condições de uso, inclusive sob pena de ressarci-la por eventuais danos.
8.0 DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE
8.1 PERMISSÃO
A permissão para utilização de veículos aos colaboradores deve ser previamente aprovada pelo Diretor ou Gerentes e terá o seu custo contabilizado no respectivo centro de custo.
8.2 VEÍCULOS
I) FROTA PRÓPRIA
São os veículos adquiridos pela PRIMEIRA LINHA, para utilização dos Diretores e para as áreas em que os colaboradores necessitam dos veículos no desenvolvimento de suas atividades e que não se justifica serem veículos de frota terceirizada.
II) FROTA TERCEIRIZADA
São veículos locados pela PRIMEIRA LINHA, e cedidos a Empresa, para serem disponibilizados aos seus colaboradores que necessitam dos mesmos para o desenvolvimento de suas atividades. Excepcionalmente o Diretor poderá aprovar que o veículo seja utilizado para outra finalidade, mas nesta hipótese, a decisão terá que ser tomada em conjunto com o Departamento solicitante e o Recursos Humanos.
8.3 ESPECIFICAÇÃO DOS VEÍCULOS
Os veículos próprios serão trocados ou substituídos a cada quatro anos de uso, após avaliação periódica da Diretoria sobre a conservação dos mesmos.
Não é permitido ao colaborador efetuar modificações das características originais do veículo, quando do seu recebimento, exceto se houver autorização da respectiva Diretoria.
8.4 ENTREGA DO VEÍCULO AO COLABORADOR
É feita pela área de Recursos Humanos, mediante assinatura do colaborador no Termo específico, conforme modelo constante no Anexo 1 – TERMO DE RESPONSABILIDADE PARA UTILIZAÇÃO DE VEÍCULOS, em duas vias, possuindo assinatura também de duas testemunhas e da Empresa.
8.5 UTILIZAÇÃO DO VEÍCULO
Somente podem utilizar veículos cedidos pela Empresa os colaboradores que possuírem carteira de habilitação emitidas há pelo menos 1 ano e dentro da validade.
Os veículos devem ser utilizados somente a serviço da empresa, devendo retornar a base diariamente, admitindo-se a sua utilização para o colaborador se deslocar de sua residência ao local de trabalho e vice e versa, desde que autorizado pelo Diretor e comunicado à área de Recursos Humanos.
O uso do veículo para o trabalho é condição essencial para a sua permissão de utilização ao colaborador, não podendo este alegar em juízo que o veículo configurou-se salário-utilidade, ou seja, incorporou-se ao contrato de trabalho.
É expressamente proibida a utilização de veículos próprios ou da frota terceirizada para deslocamentos e transporte de objetos particulares, inclusive nos finais de semana e feriados, exceto se autorizada pela Diretoria responsável com a devida comunicação ao departamento de Recursos Humanos. A não observância dessa regra será considerada falta grave, podendo a empresa retirar a permissão ou outras medidas de acordo com sua gravidade.
Sempre que um veículo for utilizado o colaborador deve solicitar uma vistoria ao departamento responsável que utilizará o formulário especifico Anexo 2 – CHECK LIST VISTORIA DE VEÍCULOS para uma inspeção detalhada de todos os itens. Esse procedimento deverá ser repetido também no retorno do veículo a empresa.
Caso o veículo retorne com alguma avaria e for constatada a culpa do colaborador, o Recursos Humanos deverá ser informado para tomada das providências necessárias.
Cada colaborador que utilizar os veículos da Empresa, deve preencher Anexo 3 – PLANILHA DE CONTROLE PARA UTILIZAÇÃO DE VEÍCULO, mesmo que para pequenas distâncias, inserindo todas as informações completas e corretamente.
8.6 LIMITES DE GASTOS COM COMBUSTÍVEIS
O gasto com combustíveis está definido de acordo com o perfil de utilização do veículo, conforme quadro a seguir:
| VEÍCULOS | LIMITE EM LITROS | FORMA E PAGAMENTO |
| Diretores | Ilimitado | Cartão de Crédito Empresarial ou dinheiro em espécie |
| Serviços / VisitasTécnicas | 140 litros (Quinzenal) | Cartão VALECARD |
| Entregas | 140 litros (Quinzenal) | |
| Atividades administrativas
e outros |
50 litros (Quinzenal) |
Apesar do limite de litros de combustível estar especificado como gasolina, nada impede que os colaboradores abasteçam os veículos com álcool, o que incentivado, desde seja vantajoso e que não ultrapassem o limite de crédito atribuído ao Cartão VALECARD mensalmente.
Excepcionalmente, por motivos justificáveis e com a aprovação do departamento de Recursos Humanos e do Diretor da área responsável, os portadores do Cartão VALECARD, poderão efetuar abastecimento com recursos próprios e solicitarem o reembolso.
É expressamente proibido o abastecimento dos veículos com os Cartões de Crédito Empresarial ou dinheiro em espécie, pelos portadores do Cartão VALECARD, exceto quando se enquadrarem a situação descrita acima.
8.7 RESPONSABILIDADES DO USUÁRIO
O usuário do veículo deve observar os seguintes aspectos no decorrer da utilização:
I) MANUTENÇÃO: Deverá ocorrer conforme recomendação do manual do veículo em concessionárias ou oficinas autorizadas da marca do veículo, desde que a mesma esteja cadastrada pelo departamento de Compras, no caso de veículos próprios.
a) O usuário deverá comunicar previamente a área responsável pela manutenção dos veículos para que o mesmo tome as providências necessárias.
No caso dos condutores com veículos fixos, se constatado o seu mal uso, as despesas serão de responsabilidade exclusiva dos mesmos.
II) PANE OU DEFEITO MECÂNICO: Caso ocorra alguma pane ou defeito mecânico, tornando impossível o deslocamento próprio do veículo, o usuário deverá contatar a Assistência 24 horas do Seguro contratado e comunicar ao departamento responsável.
III) CARRO RESERVA: Em casos de defeito, pane ou furto, o departamento responsável deverá identificar se há algum veículo disponível na frota da empresa. Na indisponibilidade, o aluguel de carros será permitido mediante aprovação da Diretoria.
IV) ALTERAÇÃO DE CONDUTOR: Toda alteração de condutor deverá ser documentada através do TERMO DE RESPONSABILIDADE PARA UTILIZAÇÃO DE VEÍCULOS, o departamento de Recursos Humanos deve ser avisado para fazer a alteração. Este documento serve como comprovação de quem cometeu infrações ou atos de responsabilidade civil usando o veículo.
Caso o TERMO DE RESPONSABILIDADE não seja transferido para o novo condutor, a responsabilidade será daquele que constar no documento atual.
V) USO DE VEÍCULO PRÓPRIO A SERVIÇO DA EMPRESA: Somente será permitido com autorização prévia da Diretoria ou Gerência responsável. O reembolso de despesas deverá ser realizado mediante apresentação de nota fiscal constando informações no verso como local e o motivo.
VI) CONSERVAÇÃO: Conservar o veículo como se fosse seu, observando aspectos tais como: nível de água e óleo, pressão dos pneus, barulhos irregulares etc.
VII) LIMPEZA: Deve ser mantido o aspecto visual do veículo, sendo o usuário responsável por manter a limpeza do veículo da empresa ou alugado disponível para seu uso.
VIII) ACESSÓRIOS: Em caso de furto de acessórios como GPS, multimídia, etc, instalados no veículo por conta do usuário, não serão reembolsados pela Empresa.
IX) DIREÇÃO: Conduzir o veículo dentro das boas práticas de direção, observando rigorosamente a legislação em vigor (Código Nacional de Trânsito) e em caso de atingir os 21 pontos na sua carteira de habilitação, o condutor não poderá conduzir nenhum veículo até a sua regularização.
O usuário responderá civil e criminalmente por danos que eventualmente venham a causar a terceiros;
X) FURTO, AVARIAS/SINISTRO: Procurar o posto policial mais próximo da ocorrência, lavrar um boletim de ocorrência e proceder conforme segue:
a) Veículo Próprio: Comunicar imediatamente ao departamento Financeiro ou Recursos Humanos da PRIMEIRA LINHA.
b) Veículo Terceirizado: Comunicar imediatamente a Locadora do veículo, que informará o procedimento a ser feito, e ao Departamento Financeiro e Recursos Humanos da PRIMEIRA LINHA;
c) Após o atendimento a Locadora enviará para a Empresa a nota fiscal das despesas e caberá a mesma decidir se o colaborador condutor arcará com a franquia ou será pago totalmente pela Empresa. Caso a Diretoria decida que pagamento total seja pela PRIMEIRA LINHA, deverá opor no verso da primeira via da nota fiscal o carimbo de recebimento do serviço. Caso a Diretoria decida que o colaborador pagará a franquia do seguro, o departamento financeiro deverá ser comunicado para que o valor seja descontado do colaborador.
XI) MULTAS: Sejam por dolo ou culpa do usuário, terão o seguinte tratamento:
a) Veículos Próprios: o departamento financeiro ao receber a notificação/comunicação de multa enviará a mesma ao colaborador ou a área usuária do veículo para que assine a notificação/comunicação indicando quem estava utilizando o veículo, assumindo os pontos na carteira nacional de habilitação;
Após a assinatura, a notificação/comunicação de multa deve ser devolvida ao departamento financeiro para que este efetue o pagamento da multa e passe o valor ao departamento de Recursos Humanos para desconto na folha de pagamento do colaborador.
b) Veículos Terceirizados: A locadora do veículo enviará a notificação/comunicação de multa e procuração à Diretoria responsável pelo veículo, que efetuará a entrega dos documentos ao colaborador usuário do veículo;
O colaborador deve assinar a notificação/procuração e anexar uma fotocópia da CNH – Carteira Nacional de Habilitação e envia-los à Locadora, efetuando o pagamento da multa no prazo de até cinco dias úteis, a partir da data de recebimento da comunicação;
Após o pagamento fotocópia da mesma deve ser enviada à área de Recursos Humanos para que envie à locadora;
O usuário que se utilizar do veículo para o deslocamento de sua residência para e empresa, e vice-versa, deverá guardá-lo em local seguro, preferencialmente em sua residência. Se porventura utilizar-se de estacionamento pago, o custo da guarda correrá por sua conta;
Devolução: o usuário devolverá imediatamente o veículo à Empresa no caso de rescisão do contrato de trabalho ou a qualquer momento mediante solicitação da mesma;
A não observância desses procedimentos possibilitará a empresa a ressarcir-se das perdas dos danos causados, mediante desconto em folha de pagamento, rescisão do contrato de trabalho ou por ação ordinária de indenização.
8.8 PAGAMENTO DO SEGURO
O Departamento Financeiro é o responsável pela manutenção dos seguros dos veículos da frota própria.
8.9 PAGAMENTO DO ALUGUEL DOS VEÍCULOS LOCADOS (TERCEIRIZADOS)
A Locadora emitirá as notas fiscais dos respectivos veículos e as enviará ao departamento responsável pela locação, que deverá conferir e certificar-se que o valor apresentado está em acordo com os veículos locados.
Após a conferência deverá lançar a nota fiscal no sistema no respectivo C.C e C.O e encaminhá-las ao departamento financeiro com antecedência mínima de 48 horas do vencimento.
8.10 INSPEÇÃO PERIÓDICA
O departamento de Qualidade e Recursos Humanos pode, a qualquer momento, aleatoriamente, efetuar algum percurso informado pelo usuário na PLANILHA DE CONTROLE DE UTILIZAÇÃO DE VEÍCULOS – Anexo 3 para certificar-se dos números informados.
Poderá também, a qualquer momento, solicitar que o usuário do veículo apresente o mesmo para uma inspeção, onde será verificada a sua conservação, limpeza a compatibilidade da quilometragem rodada, e se as condições originais do veículo estão preservadas.
9 ANEXOS
9.1Template file :: data-table does not exist!
9.2Template file :: data-table does not exist!
9.3Template file :: data-table does not exist!
| REGISTRO DE REVISÕES | ||||||
| Nº
REVISÃO |
DATA | PÁG | ITEM | RESPONSÁVEL | DESCRIÇÃO | ALTERAÇÃO |
| 01 | 22/10/2018 | N.A. | 8.7 item VII | Edna | Responsável pela limpeza | Limpeza para a ser de responsabilidade do usuário do veículo. |
| ELABORADO POR | Qualidade e Desenvolvimento | Recursos Humanos |
| ANALISADO E APROVADO POR | Diretoria Técnica | Diretoria Comercial |