Cartão de Crédito Corporativo

POLÍTICA INTERNA – SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
DEPARTAMANENTO

RECURSOS HUMANOS

 CONTROLE

RH-09

 ELABORAÇÃO

01/10/2014

 REVISÃO

00

 PÁGINA

1
PROCESSO CONTROLE DE DESPESAS
POLÍTICA INTERNA CARTÃO DE CRÉDITO CORPORATIVO

1.0 OBJETIVO
Disciplinar a utilização do Cartão de Crédito Corporativo, as responsabilidades dos colaboradores, controladores e aprovadores, bem como os critérios para a respectiva prestação de contas.

2.0 ÁREAS DE APLICAÇÃO
Todos os colaboradores e Diretores, portadores do cartão de crédito corporativo, Financeiro e Business Supoort

3.0 RESPONSABILIDADES
Primária: Todos os colaboradores e Diretores, portadores do cartão de crédito corporativo.
Secundária: N.A

4.0 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
Manual de Políticas e Integração do Colaborador

5.0 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Frequência Horário/período Tempo estimado para execução Prioridade
N.A N.A N.A Alta

6.0 SIGLAS
C.C: Centro de Custo
C.O: Conta Orçamentária
N.A: Não se aplica

7.0 DEFINIÇÕES
É um cartão de crédito de âmbito nacional que a PRIMEIRA LINHA, concede aos colaboradores designados portadores.
Portador – Responsável por todas as utilizações e transações e realizadas pelo cartão de crédito.

8.0 DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE
8.1 PERMISSÃO PARA USO DO CARTÃO
O cartão de crédito corporativo da PRIMEIRA LINHA, concedido aos colaboradores deve ser previamente aprovado pela Diretoria.

8.2 RECEBIMENTO DO CARTÃO
Aprovada a permissão, o departamento Financeiro é responsável por solicitar o cartão à administradora. O RH tem a responsabilidade de entrega-lo ao portador, procedendo conforme “Termo de Responsabilidade de Posse e Uso do Cartão de Crédito Corporativo” Anexo 1, mediante a assinatura do mesmo.

Quando se tratar de substituição do cartão, independentemente do motivo, o portador deve assinar novo “Termo”.

8.3 RELACIONAMENTO COM A ADMINISTRADORA DO CARTÃO
É de responsabilidade exclusiva do departamento Financeiro as tratativas com a administradora do cartão de crédito corporativo, tais como:

  • Negociações;
  • Solicitação de cartão;
  • Cancelamento;
  • Pagamentos das faturas, entre outras.

8.4 DESPESAS AUTORIZADAS E NÃO AUTORIZADAS

I) AUTORIZADAS
O cartão deve ser utilizado exclusivamente para pagamento de despesas e viagens a serviço da empresa conforme “Política Interna, RH-10 – Viagens a Serviço da Empresa”.

Despesas relacionadas a veículos deve proceder conforme “Política Interna, RH-01 – Utilização de Veículos da Empresa”.

Demais despesas não especificadas devem ser previamente autorizadas.

II) NÃO AUTORIZADAS
É de total responsabilidade do portador a inobservância dessas restrições, podendo, a critério da empresa, ter o seu cartão cancelado ou outras penalidades conforme a gravidade da ocorrência.

O cartão NÂO pode ser utilizado em hipótese alguma nas seguintes condições:

  • Passagens aéreas e rodoviárias;
  • Lavanderia;
  • Correios;
  • Locação de veículos;
  • Para o pagamento de despesas pessoais, independente do seu tipo;
  • Bebidas alcoólicas, cigarros, etc;
  • Despesas com aquisição de materiais produtivos e equipamentos para a empresa;
  • Combustíveis para os veículos da frota;
  • Quaisquer outras despesas não autorizadas.

8.5 COMPROVAÇÃO DAS DESPESAS
Somente serão aceitos comprovantes de despesas por meio de documentos oficiais no relacionamento de compra e venda de produtos e serviços, e de acordo com os critérios estabelecidos na Política Interna, RH-11 – Prestação de Contas de Despesas.
No caso de eventuais extravios/perdas de comprovantes, caberá ao colaborador reembolsar a empresa do respectivo valor, na mesma moeda de origem da despesa.

8.6 PRESTAÇÃO DE CONTAS
O Business Support deve receber a prestação de contas no máximo até o dia 5 de cada mês, para efetuar a análise e aprovação conforme a “Política Interna, RH-11 – Prestação de Contas de Despesas”.

Caso o colaborador identifique a impossibilidade da entrega da prestação de contas no prazo previsto por motivo de viagem, deverá neste mesmo período, enviar um e-mail informando à área de Business Support e RH.

Quando do retorno da viagem o colaborador terá três dias úteis para apresentá-la. Caso o colaborador não envie a prestação de contas até a referida data e não informar a área de BS e RH o motivo para a não apresentação, os valores gastos em seu cartão serão automaticamente debitados do seu salário e/ou rescisão do contrato de trabalho.

Caso o colaborador esteja prestes a entrar de férias ou se ausentar deve obrigatoriamente prestar contas antecipadamente, caso contrário, seu superior hierárquico será comunicado da ocorrência.

A prestação de contas em desacordo seja por comprovantes irregulares, prazo ou por outro motivo qualquer, será devolvida ao portador, para acerto. Em caso de reincidência, o Cartão de Crédito Empresarial será bloqueado.

Caso o colaborador permaneça 2 meses sem prestar contas o cartão de crédito será cancelado imediatamente.

Cabe também ao Business Support controlar a correta utilização do cartão e se as despesas realizadas estão coerentes e compatíveis com as atividades do mesmo, comunicando à área do financeiro o seu uso indevido e solicitando o seu cancelamento se for o caso.

8.7 REGISTRO DAS DESPESAS
O colaborador deverá registrar as despesas através do Relatório de Despesas e Prestação de Contas, conforme Anexo 2 e assinar conforme o RG;

8.8 PERDA, ROUBO OU EXTRAVIO DO CARTÃO
É responsabilidade do portador comunicar, o mais breve possível, nos casos de perda, roubo ou extravio, à administradora do cartão e, posteriormente, o departamento Financeiro, para que a mesma solicite o cancelamento e a emissão de um novo.

Em todos os casos, o portador deverá dirigir-se a uma Delegacia de Polícia para registrar a ocorrência e obter um BO (Boletim de Ocorrência).

8.9 CANCELAMENTO DO CARTÃO
A PRIMEIRA LINHA reserva-se ao direito de cancelar a concessão do cartão de crédito ao portador, independentemente da razão, devendo este efetuar o pagamento das eventuais despesas existentes até a data do cancelamento.

A critério da empresa, o ressarcimento do valor poderá ser feito através do desconto em folha de pagamento ou da rescisão do contato de trabalho, se for o caso.

8.10 OUTRAS RESPONSABILIDADES
São responsabilidades das seguintes áreas as ocorrências abaixo:

  • Recursos Humanos – Comunicar o desligamento do portador de cartão de crédito empresarial à área do Financeiro;
  • Financeiro – Informar à área de Recursos Humanos o nome de novos portadores de cartão de crédito;
  • Diretorias com colaboradores possuidores do Cartão – zelar pela sua correta utilização e acompanhar se não está ocorrendo abuso no valor das despesas, principalmente com as de representações. É também responsabilidade das Diretorias a conferência das prestações de contas, antes do seu envio à área de BS;
  • BS e Financeiro – manterão controle por amostragem mensal das divergências quanto à correta utilização do cartão, com base no Relatório Detalhado das Despesas por Portador, emitido pela administradora, assim como as divergências na prestação de contas.

8.11 ARQUIVO DA DOCUMENTAÇÃO
O departamento de RH é responsável pela guarda, em arquivos distintos, do Termo de Responsabilidade de Posse e Uso do Cartão e o Financeiro pelos dossiês de Prestação de Contas, ambos pelo prazo de cinco anos, fora o ano em curso.

 

9 ANEXOS

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REGISTRO DE REVISÕES
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REVISÃO

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ELABORADO POR Qualidade e Desenvolvimento Business Suport
ANALISADO E APROVADO POR Diretoria Técnica Diretoria Comercial