Viagens a Serviço da Empresa

 

POLÍTICA INTERNA – SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
DEPARTAMANENTO

RECURSOS HUMANOS

 CONTROLE

RH-10

 ELABORAÇÃO

01/08/2014

 REVISÃO

00

 PÁGINA

1
PROCESSO CONTROLE DE DESPESAS
POLÍTICA INTERNA VIAGENS A SERVIÇO DA EMPRESA

1.0 OBJETIVO
Disciplinar a prestação de contas com viagens a serviço da Empresa bem como as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis, os adiantamentos, realizadas em território nacional e internacional, bem como definir o fluxo do processo de solicitação, aprovação e emissão dos tickets e reservas, maximizando os benefícios da viagem e certificando o adequado controle dos custos relacionados a mesma.

2.0 ÁREAS DE APLICAÇÃO
Todos os Colaboradores, Gerentes e Diretores.

3.0 RESPONSABILIDADES
Primária: Todos os Colaboradores, Gerentes e Diretores.
Secundária: N.A

4.0 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
N.A

5.0 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Frequência Horário/período Tempo estimado para execução Prioridade
N.A N.A N.A Alta

6.0 SIGLAS
C.C: Centro de Custo
C.O: Conta Orçamentária
N.A: Não se aplica

7.0 DEFINIÇÃO
VIAGENS A SERVIÇO DA EMPRESA: São viagens que colaboradores autorizados e Diretores fazem a serviço da empresa para participar de reuniões, programas de treinamento/desenvolvimento, eventos, visitas técnicas e comerciais, serviços, etc., devendo retornar a sua origem logo após o término do evento e que incorrendo em diversas despesas que, se autorizadas, são reembolsadas.

8.0 DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE
8.1 VIAGENS A SERVIÇO
A PRIMEIRA LINHA considera como viagem a serviço, sendo custeadas pela Empresa as despesas que obedeçam as seguintes regras:

  • A viagem deve estar relacionada com o negócio. Isto quer dizer que a descrição da viagem, destino, proposito e outros, devem ser comprovadamente de interesse da PRIMEIRA LINHA;
  • Quando se tratar de viagem para prestação de serviços, esta deve estar sempre vinculada ao contrato/ordem de serviço do cliente e ser previamente aprovada pelo responsável do Departamento.

8.2 SOLICITAÇÃO
Todas as cotações, compra, e reservas de passagens, locação de veículos e hospedagem devem ser solicitadas obrigatoriamente aos responsáveis, conforme abaixo:

  • Assistente da Service – Viagens dos colaboradores do departamento Service;
  • RH e Qualidade – Viagens dos demais colaboradores e Diretoria.
  • Deve ser encaminhado um e-mail, copiando o seu superior imediato e outras pessoas internas envolvidas no processo solicitando passagens, locação de veículos, hospedagem ou qualquer outra necessidade referente a viagem com as seguintes informações;
  • Período;
  • Local (Cliente/fornecedor etc);
  • Motivo (treinamento, visitas, serviços, etc);
  • Trecho (Cidade/UF);
  • Horário;
  • Outras informações pertinentes.

8.3 APROVAÇÃO
As viagens devem ser previamente aprovadas pelo Superior imediato e/ou Diretoria.

8.4 ADIANTAMENTO PARA DESPESAS
Poderá ser solicitado adiantamento para viagem ao departamento Financeiro com o intuito de cobrir possíveis despesas, porém, com 3(três) dias de antecedência da data da viagem e com autorização prévia do responsável;

O valor de adiantamento para viagem deverá ser estimado com base no cálculo do custo médio das despesas programadas de acordo com a Tabela Limites de Despesas vigente;
Novas solicitações de adiantamento para viagens não serão aceitas em hipótese nenhuma, se já existir 2 solicitações anteriores em nome do colaborador.
Os portadores de “Cartões de Crédito Corporativos”, devem pagar as despesas de viagem com os mesmos, conforme disciplina na Política Interna vigente, RH-09 – Cartão de Crédito Corporativo.

8.5 DESPESAS
I) PASSAGENS ÁEREAS

A PRIMEIRA LINHA é responsável pelas reservas e compras de passagens aéreas e determina que as mesmas devem cumprir os padrões e limites estabelecidos nesta política.
As solicitações de compra de passagem devem ocorrer com no mínimo 10 (dez) dias de antecedência a data da viagem. As solicitações emergências, somente com autorização da Diretoria e devem ser relatadas na Planilha de Viagens;
a) REMARCAÇÕES: As remarcações devem ser evitadas ao máximo, pois via de regra elas resultam em cobranças de multas pela companhia aérea. As solicitações devem ocorrer com no mínimo 24 horas de antecedência;
b) CANCELAMENTO: O cancelamento de passagens, deverá ocorrer com no mínimo 24 horas de antecedência.
c) PERDA DE VOO: O colaborador deve informar imediatamente ao suporte administrativo para que os procedimentos legais de ressarcimento e reutilização sejam providenciados.
d) VIAGEM COM COMPANHIA DE CONJUGE, FILHOS E OUTRAS PESSOAS COM VINCULO PESSOAL: Não é permitida a companhia de cônjuges, filhos e outras pessoas com vinculo pessoal em viagens a trabalho, salvo se o motivo da viagem for para participar de eventos promovidos pela PRIMEIRA LINHA (premiações, workshops, homenagens etc) e que tragam claramente em suas regras, a permissão da presença de acompanhantes.

Em hipótese alguma, o colaborador poderá utilizar a passagem custeada pela empresa para fins pessoais.

I) EXCESSO DE BAGAGEM
Somente quando o colaborador for requisitado a transportar materiais para a empresa, devendo o mesmo avaliar e comparar o custo com o despacho normal, através do correio, transporte terrestre e outros;
A empresa não reembolsa o custo com excesso de bagagem e/ou bagagem perdida de cunho pessoal.
O comprovante de pagamento de excesso de bagagem deverá ser apresentado junto ao Relatório de Prestação de Contas vigente.

II) VIAGENS TERRESTRES
Como primeira opção, devem ser utilizados os carros da frota que devem ser solicitados com 48 horas de antecedência para procedimentos de vistoria. Na ausência destes, poderá ser utilizado um veículo locado, desde que seja vantajoso para a Empresa e autorizado.
A escolha dos meios de transportes terrestres utilizados deverá ser feita em consideração a eficácia e o custo.

III) HOSPEDAGEM
As reservas devem ser efetuadas obrigatória e diretamente pela área responsável mediante cotação em hotéis cadastrados e homologados pela PRIMEIRA LINHA.
A política da empresa para acomodações em qualquer função especifica quarto “padrão standard” e compreende o café da manhã. Nos casos em que o estabelecimento adote regime de diárias simples (somente pernoite), o café da manhã pode ser tomado em outro estabelecimento, sendo autorizado o valor de acordo com a Tabela Limite de Despesas vigente.
O faturamento de diária(s) e extra(s) exceto alimentação deve ser direto pela empresa, não necessitando do colaborador arcar com essa despesa a não ser nos casos emergenciais onde o pagamento deverá ser realizado com o cartão corporativo ou dinheiro de adiantamento.
Os colaboradores devem acatar a sugestão de hotel escolhido pelo suporte administrativo que obedecerá aos valores de referências de diárias estipuladas na Tabela Limite de Despesas vigente, salvo, quando houver alguma restrição ou particularidade. Se os valores forem maiores deverão ser aprovados pelo responsável.

A hospedagem em apartamento duplo e/ou triplo é obrigatória para funcionários do mesmo sexo quando em viagem. Somente a Diretoria poderá aprovar a hospedagem em quartos individuais.
Os colaboradores hospedados serão responsáveis pelas despesas apresentadas pelos hotéis, cabendo estes a conferência dos lançamentos efetuados e assinatura de notas e cupons para fins de sua confirmação.
No caso de cancelamento ou adiamento de viagem, o usuário deve informar ao responsável com antecedência mínima de 24 horas úteis, para que não seja cobrado o “No show” (taxa cobrada quando existe uma reserva e o hospede não comparece).

IV) REFEIÇÕES
O valor máximo diário destinado ao pagamento de refeições será de acordo com a Tabela Limite de Despesas vigente, não sendo cumulativo. Valores acima deste limite serão arcados pelo colaborador.
O colaborador que estiver em atividades na matriz deve utilizar o refeitório da empresa.
Todas as despesas com refeições e/ou lanches através do Service Room ou frigobar devem estar inclusas nos mesmos limites de refeições de acordo com a Tabela Limite de Despesas vigente, exceto o consumo de água mineral que será de responsabilidade da empresa.

V) BEBIDAS ALCOOLICAS
Bebidas alcoólicas consumidas, não serão aprovadas ou reembolsadas pela Empresa.

VI) LAVANDERIA
Somente se a duração da viagem for superior a 5 dias, postergação de viagem não planejada ou extravio de bagagem.

VII) TELEFONE
Colaboradores que não possuam linhas telefônicas da empresa, recomenda-se evitar ligações de hotéis e similares, as quais geralmente representam custos adicionais devido à taxa de administração. As ligações a serviço devem ser realizadas preferencialmente, através de chamadas “a cobrar” ao telefone do superior imediato.

VIII) LOCAÇÃO DE VEÍCULOS
É permitido o uso de veículos locados em viagens, desde que represente a solução mais econômica e funcional.
As locações de veículos devem ser realizadas pelo suporte administrativo e a solicitação deverá ocorrer com no mínimo 48 horas de antecedência da viagem e especificar o motivo e período da viagem.

O tamanho do veículo deverá ser em função do número de usuários e bagagem. Serão locados somente veículos de classe econômica, básico com ar e seguro total;

Importante:

• O condutor responsável deve acompanhar a vistoria e assinar o Checklist de vistoria fornecido pela locadora, tanto no recebimento como na devolução do veículo após o encerramento do contrato de locação. O “Checklist” assegura as condições do veículo quando da devolução na locadora designada e a cópia do mesmo deve ser entregue ao suporte administrativo quando do retorno do colaborador;
• Antes da devolução do veículo a locadora, é obrigatório o reabastecimento do veículo, caso não seja feito, o valor cobrado da PRIMEIRA LINHA pela locadora será descontado do colaborador;
• O veículo deve ser devolvido limpo e higienizado;
• Deve ser lavado e higienizado;
• Caso seja necessário a substituição do condutor principal, é obrigatório o retorno até a locadora para assinatura de um novo contrato;
• Informar imediatamente ao RH a ocorrência de avarias, acidentes de qualquer natureza e/ou qualquer alteração ocorrida no contrato, como a substituição de veículo, de condutor etc;
• Caso ocorram infrações de trânsito durante o uso do veículo locado resultando em “multas”, o colaborador será responsabilizado e deverá ressarcir o valor à PRIMEIRA LINHA;
• É proibida a entrega do veículo pelo condutor principal a outra pessoa que não seja o condutor secundário.

Serão, também, de responsabilidade exclusiva do condutor responsável o pagamento de todos e quaisquer danos decorrentes de colisão ou avarias (riscos, pequenos amassados, lanternas quebradas, etc) bem como perda de documento/chaves e outros itens do veículo locado e/ou no de terceiros, durante o período de sua utilização, em caso de culpa do condutor responsável.

IX) PEDÁGIOS E ESTACIONAMENTOS
Gastos com pedágios e estacionamentos serão aprovados desde que comprovados na viagem a Serviço.
Contratação de estacionamentos ou vagas por mais de um dia deverão ser previamente aprovados pelo Business Support.

X) TÁXI
Os serviços de taxi poderão ser solicitados nas seguintes situações;
• Deslocamento de colaboradores aos locais em viagem quando não houver transporte da empresa;
• Colaboradores que estiverem a trabalho na empresa e/ou cliente, depois das 22:00 horas, após a jornada superior à 10 (dez) horas no dia e não estiverem com veículo próprio ou da empresa;
Casos emergenciais para assuntos inerentes a empresa onde não tiver veículo da empresa

XI) REFEIÇÕES COM CLIENTES/PARCEIROS
É proibido o pagamento de refeições a clientes e parceiros desde que previamente autorizadas pelo superior imediato e registrado no Relatório de Despesas e Prestação de Contas;

XII) CORREIOS
A Primeira Linha dispõe de serviços de malote e convênio com os correios para envio e recebimento de correspondências. O uso é centralizado e controlado pelo departamento administrativo.

8.6 COMBINAÇÃO DE VIAGENS A TRABALHO COM PARTICULAR
São admitidas, desde que os objetivos da viagem sejam atingidos e que não resulte em prejuízo à Empresa. Neste caso despesas particulares, refeições, hospedagem, passagem aérea, entre outras serão de total responsabilidade do colaborador, sendo vedado o seu faturamento à Empresa.

8.7 VALORES DE DESPESAS APROVADAS/REEMBOLSÁVEIS
A autorização e reembolso de despesas de viagens será feito de acordo com a Tabela Limite de Despesas vigente;
Não serão aceitos comprovantes de despesas que contemplem mais de um colaborador num mesmo comprovante.

8.8 DESPESAS NÃO APROVADAS E NÃO REEMBOLSÁVEIS
As despesas relacionadas abaixo NÃO estão sujeitas a aprovação e reembolsos:

  • Bebidas alcoólicas;
  • Cigarros e guloseimas;
  • Ginástica, sauna, massagem;
  • Compra de malas e maletas pra viagem;
  • Artigos de higiene pessoal;
  • Locação de filmes, TV a cabo;
  • Lembranças de viagem e presente pessoais;
  • Barbeiros, cabeleireiros e engraxates;
  • Ferramentas;
  • Equipamentos de Proteção Individual e coletivo;
  • Uniformes;
  • E outras despesas de origem pessoal;
  • Excesso de bagagem, exceto quando transportando equipamentos, documentos ou ativos de interesse e propriedade da PRIMEIRA LINHA;
  • Gastos Extras na locação de veículos como: GPS, Adição de segundo condutor que não seja colaborador da PRIMEIRA LINHA e taxas de devolução do veículo, quando o mesmo for entregue fora das condições estabelecidas na reserva.

8.9 TAXAS DE CANCELAMENTO / NÃO COMPARECIMENTO
As taxas de cancelamento decorrentes de viagem (exemplo: voos, hotéis, locação de veículos e etc.) serão aprovadas ou reembolsadas desde que relacionadas ao negócio, justificadas e inevitáveis;
Os casos onde as taxas poderiam ter sido evitadas como por exemplo: esquecimento, falta de planejamento e organização, bilhetes trocados por motivos pessoais entre outros) não serão aprovadas e/ou reembolsadas;

8.10 ROUBO OU EXTRAVIO DE BENS E VALORES
O colaborador deve agir de forma preventiva, limitando somente o necessário o porte de bens de propriedade da empresa ou valores em espécie durante as viagens e serviços;
Na eventualidade de extravio ou roubo, o colaborador deve imediatamente registrar boletim de ocorrência (B.O). Este documento servirá como comprovante dos bens e valores pertencentes à empresa que forem subtraídos do colaborador. Uma cópia do documento deve ser encaminhada ao departamento de Recursos Humanos.
Empresa se reserva o direito de recusar a justificativa dos bens e valores extraviados, quando constatada a negligência ou porte de bens e valores não necessários para a atividade. Assim como os bens e valores particulares não serão ressarcidos pela Empresa.

8.11 VIAGENS INTERNACIONAIS
Os valores limites e aprovações em viagens internacionais serão acordados caso-a-caso com a Diretoria. Esses limites deverão ser formalizados previamente à viagem e comunicados aos colaboradores em viagem.

8.12 PRESTAÇÃO DE CONTAS
A prestação de contas se dará mediante preenchimento do Relatório do Despesas e Prestação de Contas juntamente com os comprovantes das despesas, o qual deverão ser analisados e aprovados pelo responsável conforme Política Interna de Prestação de Contas de Despesas com Viagens a Serviço da Empresa vigente;
O prazo para prestação de contas deve ser feito até dia 05 de cada mês ou até 3 (três) dias úteis após o retorno da viagem. Toda documentação deve ser entregue ao Departamento de Business Support e/ou RH que analisará e aprovará as despesas e reembolsos conforme “Política Interna, RH11 – Prestação de Contas de Despesas com Viagens a Serviço da Empresa” vigente.
Caso o colaborador esteja em outro estado, a documentação deve ser enviada dentro desse prazo por Sedex convencional em envelope apropriado e devidamente lacrado. A empresa não se responsabiliza pelo extravio dessas correspondências.
O reembolso de valores gastos será pago até 2 (dois) dias após o recebimento do Relatório de despesas e Prestação de Contas pelo financeiro.

8.13 REGRAS GERAIS

  • Não serão aprovadas ou reembolsadas despesas de viagens que não estiverem discriminadas nesta Política Interna;
  • A obediência às regras desta política Interna será comum a todos os colaboradores. As exceções devem ser aprovadas pela Diretoria;
  • Todas as exceções quanto aos reembolsos e prestações de contas deverão ser justificadas e aprovadas pelo Business Support;
  • Caso o colaborador não proceda conforme instruções desta Política Interna, os custos dos bilhetes, como também taxas de “no show”, serão de sua exclusiva responsabilidade;
  • O colaborador antes de assinar qualquer comanda, check list e/ou nota fiscal etc de despesas deverá conferir para que não haja cobranças indevidas.
  • Não pode abranger em um único comprovante despesas de anos diferentes (ex: despesas efetuadas no período de Dezembro de 2014 a Janeiro de 2015), devendo-se substitui-lo, por dois comprovantes que declarem as despesas realizadas em cada ano.
  • Os valores reembolsados aos viajantes e as autorizações dos relatórios de viagem devem ser rastreáveis a qualquer momento para fins de auditorias internas/externas.

9 ANEXOS
9.1

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REGISTRO DE REVISÕES
NºREVISÃO DATA PÁG ITEM RESPONSÁVEL DESCRIÇÃO
ELABORADO POR Qualidade e Desenvolvimento
ANALISADO E APROVADO POR Diretoria Técnica Diretoria Comercial